da Insoft | Dic 2, 2025 | Aziende, News
Negli ultimi anni le piccole e medie imprese italiane stanno affrontando un cambiamento profondo: clienti più esigenti, mercati più veloci, margini più ridotti. In questo scenario, l’automazione dei processi aziendali (BPA) e quella robotica (RPA) non sono più soluzioni futuristiche, ma strumenti pratici che migliorano l’efficienza quotidiana.
In parole semplici, BPA significa ottimizzare il flusso di un processo, come la gestione degli ordini o delle fatture, eliminando passaggi inutili. RPA, invece, permette a “robot software” di eseguire attività ripetitive imitando l’operatore umano: inserimento dati, controlli, esportazioni, verifiche automatiche.
Per molte PMI, l’automazione rappresenta la transizione naturale verso una gestione più veloce, precisa e competitiva. Ma da dove si parte? E come capire se conviene davvero?
Quali processi aziendali sono candidati all’automazione?
Una delle domande più frequenti è: “Cosa posso automatizzare senza stravolgere la mia azienda?”
La buona notizia è che molti processi quotidiani sono ottimi candidati. Eccone alcuni:
1. Contabilità e amministrazione
Sono attività ripetitive, con regole precise e spesso soggette a errori manuali.
Automatizzabili: registrazione documenti, riconciliazioni, solleciti, gestione scadenze.
2. Magazzino e logistica
Ogni movimento di merce genera dati: carichi, scarichi, giacenze, disponibilità.
Automatizzabili: aggiornamento quantità, controllo lotti, preparazione ordini.
3. Vendite e gestione ordini
Ripetitività, tempi stretti e rischio di errori rendono questo ambito ideale.
Automatizzabili: generazione documenti, invio conferme, aggiornamenti automatici.
4. Workflow documentali
Ogni azienda gestisce documenti: offerte, contratti, bolle, fatture.
Automatizzabili: archiviazione digitale, inoltri automatici, protocollazione.
5. Produzione
In contesti produttivi anche piccoli, la sincronizzazione dei reparti è cruciale.
Automatizzabili: avanzamento commessa, raccolta dati, aggiornamenti in tempo reale.
La regola generale è semplice: se un’attività è ripetitiva, basata su regole chiare e richiede molto tempo umano, è probabilmente automatizzabile.
Come misurare il ritorno dell’investimento (ROI)?
Molti imprenditori chiedono: “Ma quanto mi conviene automatizzare?”.
Il ROI dell’automazione può essere calcolato valutando 4 fattori:
1. Tempo risparmiato
Quante ore al mese vengono liberate?
Un’operazione automatizzata può recuperare da poche decine a centinaia di ore annue.
2. Riduzione degli errori
Errori manuali significano costi: ritardi, rettifiche, contestazioni.
L’automazione abbatte drasticamente il margine di errore.
3. Velocità operativa
Più velocità = più competitività.
Un flusso automatico lavora 24/7, senza pause e senza stanchezza.
4. Scalabilità
Quando l’azienda cresce, i processi crescono con lei senza aumentare i costi del personale.
Un approfondimento utile viene anche dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che evidenzia come l’automazione sia un pilastro della trasformazione organizzativa moderna.
Automazione, da dove iniziare? Una guida pratica per PMI
Per partire con il piede giusto, adotta un approccio graduale:
Mappa i tuoi processi
Anche una semplice lista può bastare.
Identifica “collo di bottiglia” e attività ripetitive
Sono i migliori candidati.
Stima il tempo impiegato oggi
È fondamentale per valutare il ROI.
Scegli strumenti flessibili
Meglio soluzioni integrate con il tuo gestionale.
Coinvolgi il personale
L’automazione non sostituisce le persone: le libera dalle operazioni più noiose.
Con il giusto approccio, l’automazione si trasforma da costo iniziale a investimento strategico.
Come INSOFT e Arca Evolution supportano l’automazione delle PMI
La nostra società, INSOFT OSRA, da anni supporta le aziende italiane nell’ottimizzazione dei processi aziendali grazie ad Arca Evolution, il gestionale ERP che integra contabilità, magazzino, documenti, produzione e flussi finanziari.
Grazie alle sue funzionalità avanzate e alle personalizzazioni che realizziamo ogni giorno, aiutiamo le imprese a ridurre i tempi operativi, migliorare l’organizzazione interna e automatizzare attività che oggi assorbono risorse preziose.
Se vuoi capire quali processi automatizzare nella tua azienda, siamo pronti ad affiancarti: contattaci per avere maggiori informazioni.
da Insoft | Nov 11, 2025 | Aziende, News
Ogni imprenditore sa che la liquidità è il cuore dell’azienda. Non importa quanto si venda o si produca: senza una visione chiara dei flussi in entrata e in uscita, la gestione finanziaria rischia di diventare un percorso a ostacoli.
Il modulo Flussi Finanziari di Arca Evolution nasce proprio per questo: aiutare chi gestisce l’amministrazione e la finanza a prevedere l’andamento della cassa nel breve e medio periodo, basandosi su dati reali e sempre aggiornati.
Cos’è il modulo Flussi Finanziari
Si tratta di uno strumento integrato nel gestionale Arca Evolution che calcola la situazione di cassa futura, partendo dalle informazioni già presenti nel sistema: registrazioni contabili, ordini, bolle, fatture, scadenze e movimenti previsti.
In pratica, il software incrocia tutte queste fonti per fornire una proiezione precisa e affidabile del saldo di cassa, mese per mese.
L’obiettivo è semplice: individuare in anticipo eventuali tensioni finanziarie e consentire di intervenire prima che si verifichino.
Da dove arrivano i dati
Il calcolo dei flussi considera diversi tipi di informazioni:
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Scadenze effettive generate dalle fatture di acquisto e di vendita.
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Scadenze teoriche derivate da DDT non ancora fatturati.
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Ordini di acquisto e di vendita, con date di consegna che permettono di stimare entrate e uscite future.
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Movimenti integrativi aggiunti dall’utente, come stipendi, affitti, leasing o altre spese previste.
A partire dal saldo contabile attuale, il modulo proietta la cassa futura mese per mese, offrendo una panoramica immediata e leggibile
Perché è così utile alle aziende
Nelle piccole e medie imprese, spesso la pianificazione finanziaria viene gestita “a vista”, basandosi su esperienze passate o su fogli Excel. Ma questo approccio, in un contesto economico instabile, può diventare rischioso.
Con il modulo Flussi Finanziari, invece, il responsabile amministrativo dispone di un quadro completo, aggiornato e dinamico della situazione di liquidità.
Questo permette di:
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Pianificare i pagamenti con anticipo, evitando scoperti o ritardi.
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Valutare la sostenibilità di nuovi investimenti.
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Gestire in modo strategico rapporti con fornitori e istituti di credito.
In altre parole, trasformare la finanza aziendale da reattiva a proattiva.
Un supporto concreto alle decisioni
La forza di questo modulo sta nella chiarezza dei dati visualizzati. I grafici e le tabelle consentono di cogliere in un colpo d’occhio l’andamento della cassa prevista, mese per mese.
Un imprenditore può così capire facilmente quando arriveranno le entrate principali e quando dovrà affrontare i picchi di spesa, intervenendo con decisioni più informate.
Arca Evolution e INSOFT: la soluzione su misura
INSOFT OSRA, da anni partner tecnologico delle imprese italiane, personalizza e assiste Arca Evolution per adattarlo alle esigenze specifiche di ogni azienda.
Il modulo Flussi Finanziari è solo una delle tante funzionalità che permettono di trasformare i dati in decisioni consapevoli, garantendo una gestione moderna, efficiente e orientata al futuro.
Scopri come possiamo aiutarti a migliorare la gestione finanziaria della tua impresa: contattaci
da Insoft | Nov 3, 2025 | Aziende, News
In un mercato sempre più competitivo, conoscere quanto costa davvero produrre, vendere e gestire un’attività è la chiave per restare sostenibili. Molte piccole e medie imprese italiane si concentrano su vendite e fatturato, ma trascurano un aspetto cruciale: la misurazione della marginalità.
E qui entra in gioco la Contabilità Analitica di Arca Evolution, il modulo che trasforma i numeri in decisioni.
Cos’è la Contabilità Analitica
La contabilità analitica è una branca del controllo di gestione che serve a capire dove l’azienda guadagna e dove perde.
A differenza della contabilità generale – che è orientata agli obblighi fiscali – quella analitica è pensata per chi gestisce l’impresa: offre una fotografia interna dei costi e dei ricavi, suddivisi per centri di costo, reparti o commesse.
In pratica, consente di rispondere a domande come:
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Quali prodotti generano più margine?
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Quali reparti sono più efficienti?
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Dove si annidano sprechi o inefficienze?
Perché è fondamentale per le PMI
Le grandi aziende da anni utilizzano sistemi di controllo di gestione complessi. Le PMI, invece, spesso rinunciano perché li percepiscono come strumenti “da multinazionale”.
In realtà, la Contabilità Analitica di Arca Evolution è stata progettata proprio per loro: flessibile, integrata e facilmente adattabile a ogni modello organizzativo.
Immagina di poter sapere ogni mese quanto costa realmente un progetto o una linea di prodotti, senza dover ricorrere a calcoli manuali o fogli Excel sparsi.
Con il modulo analitico, è possibile tracciare costi e ricavi in tempo reale, con dati che provengono automaticamente da documenti contabili, ordini, ddt e fatture.
Come funziona la Contabilità Analitica di Arca Evolution
Il modulo si alimenta da più fonti: dai movimenti contabili, dai documenti del ciclo attivo e passivo e persino da importazioni Excel, per garantire la massima libertà operativa.
Il sistema consente di:
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Definire voci di spesa indipendenti dal piano dei conti;
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Organizzare i dati per centri di costo o di analisi;
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Simulare e riformulare i movimenti più volte, testando diversi criteri di attribuzione;
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Creare report sintetici o dettagliati, con budget e consuntivi a confronto.
Il vero punto di forza è la possibilità di rivedere la distribuzione dei costi e dei ricavi in modo dinamico, fino a ottenere una visione completa e coerente della gestione economica.
I vantaggi concreti per l’imprenditore
Implementare la contabilità analitica con Arca Evolution significa passare da una gestione “a sensazione” a una gestione guidata dai numeri.
Tra i benefici principali:
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Maggiore consapevolezza sui margini operativi;
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Decisioni più rapide e fondate su dati reali;
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Identificazione tempestiva di inefficienze o costi non produttivi;
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Controllo costante delle performance aziendali;
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Possibilità di pianificare investimenti con precisione.
In altre parole, si ottiene una bussola che aiuta a indirizzare l’azienda nella direzione giusta, anche in momenti di incertezza economica.
La visione di INSOFT OSRA
Da oltre 30 anni, INSOFT OSRA accompagna le imprese italiane nel loro percorso di crescita digitale.
Il nostro obiettivo è fornire strumenti concreti, come Arca Evolution, che semplificano la gestione aziendale e offrono una visione chiara e integrata di ogni aspetto operativo e contabile.
Se desideri capire come la Contabilità Analitica può migliorare il controllo di gestione nella tua azienda, contattaci.
da Insoft | Ott 1, 2025 | Aziende, News
Meno tempo sui dati, più valore al tuo business
Ogni imprenditore o professionista sa quanto sia importante avere anagrafiche precise e aggiornate di clienti e fornitori. Eppure, inserire manualmente Partita IVA, indirizzi, ragioni sociali e contatti comporta spesso perdite di tempo ed errori di digitazione. Il modulo Acquisizione Automatica Dati Anagrafici di Arca Evolution nasce per eliminare queste inefficienze, rendendo la gestione aziendale più veloce e sicura.
Cos’è il modulo di Acquisizione automatica dati anagrafici?
Il modulo permette di recuperare in tempo reale, tramite internet, tutti i dati anagrafici di un’impresa semplicemente digitando il Codice Fiscale o la Partita IVA.
Grazie all’integrazione con il Registro Imprese, i dati vengono forniti da Cribis e aggiornati settimanalmente. Con un solo clic, le informazioni vengono trasferite direttamente nel gestionale, senza necessità di ulteriori inserimenti manuali.
In pratica, l’azienda può creare l’anagrafica di un nuovo cliente o fornitore in pochi secondi, riducendo drasticamente il rischio di errori.
Perché è utile alle PMI?
Le piccole e medie imprese italiane affrontano ogni giorno sfide legate al tempo e all’efficienza operativa. Questo modulo risponde a due esigenze concrete:
Velocità di inserimento – Inserire manualmente i dati anagrafici richiede minuti preziosi per ogni nuovo cliente o fornitore. Automatizzando il processo, quel tempo viene recuperato e investito in attività a maggior valore.
Riduzione degli errori – Un numero sbagliato, un indirizzo incompleto o una Partita IVA errata possono generare problemi in contabilità, nei contratti o nelle fatture. L’acquisizione diretta dal Registro Imprese riduce questi rischi.
Dati sempre aggiornati – I dati forniti da Cribis vengono verificati e aggiornati con cadenza settimanale. Questo significa affidarsi a un database costantemente allineato alla realtà.
Controllo e validità – L’azienda può verificare la correttezza delle informazioni già in fase di caricamento, evitando sorprese successive
Un vantaggio concreto nel lavoro quotidiano
Immagina di dover inserire un nuovo cliente: invece di raccogliere manualmente dati, controllarli uno per uno e rischiare refusi, basta digitare Partita IVA o Codice Fiscale. In pochi istanti, l’anagrafica è completa, corretta e pronta all’uso.
Questo non solo semplifica il lavoro amministrativo, ma accelera anche le operazioni di fatturazione, gestione ordini e rapporti con i fornitori.
INSOFT e il valore dell’efficienza
In un mercato competitivo, ogni minuto risparmiato e ogni errore evitato fanno la differenza. Con il modulo Acquisizione Automatica Dati Anagrafici di Arca Evolution, la tua azienda può contare su un gestionale affidabile, veloce e orientato alla crescita.
Noi di INSOFT OSRA supportiamo le imprese italiane da anni, offrendo consulenza, personalizzazione e assistenza continua sul software gestionale. Se vuoi ottimizzare davvero la gestione dei tuoi clienti e fornitori, contattaci qui
da Insoft | Set 17, 2025 | Aziende, News
In un contesto in cui la competitività si gioca anche sull’efficienza operativa, le piccole e medie imprese italiane devono affrontare una sfida importante: strutturare e controllare i propri processi aziendali, evitando errori, ritardi e sprechi. L’utilizzo di fogli Excel o sistemi non integrati può generare confusione, rallentamenti e insoddisfazione dei clienti.
La soluzione? Digitalizzare i processi aziendali attraverso un gestionale ERP completo e integrato, come Arca Evolution.
Perché digitalizzare i processi aziendali
Ogni azienda, a prescindere dal settore in cui opera, è composta da una rete di attività: dal marketing alla gestione amministrativa, dalla produzione alla relazione con i clienti. Quando queste attività non sono coordinate e monitorate correttamente, si corre il rischio di perdere informazioni critiche, trascurare scadenze o compromettere la qualità del servizio.
Arca Evolution, e in particolare il suo modulo “Gestione Processi”, nasce per affrontare proprio queste criticità. È una piattaforma pensata per centralizzare e strutturare ogni fase operativa, con flussi predefiniti e promemoria automatizzati, anche da remoto tramite interfaccia web.
I vantaggi per le PMI
Grazie ad Arca Evolution, le imprese possono:
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Organizzare le attività aziendali in modo sistematico, scegliendo tra modelli predefiniti (es. telemarketing, gestione del credito) o creandone di nuovi su misura.
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Assegnare compiti precisi ai collaboratori, con pianificazioni e notifiche puntuali, riducendo il rischio di dimenticanze o sovrapposizioni.
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Monitorare in tempo reale l’avanzamento delle attività e delle performance aziendali, identificando tempestivamente eventuali criticità.
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Archiviare digitalmente i documenti associati a ciascun processo, evitando la dispersione delle informazioni.
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Lavorare anche in mobilità, con accesso da qualsiasi browser a clienti, documenti, listini e agenda condivisa
Una soluzione flessibile, su misura per ogni impresa
Uno dei punti di forza di Arca Evolution è la sua capacità di adattarsi alla realtà specifica di ogni PMI. Che si tratti di gestire il magazzino, tenere sotto controllo la contabilità, pianificare campagne marketing mirate o rispondere con tempestività ai reclami dei clienti, il sistema consente di mantenere tutto sotto controllo da un’unica interfaccia.
Secondo i dati del Politecnico di Milano, oltre il 70% delle PMI italiane che adottano sistemi digitali integrati nei processi aziendali rilevano un miglioramento significativo dell’efficienza operativa e della soddisfazione del cliente.
Un unico strumento, tante funzionalità
Arca Evolution è molto più di un software gestionale tradizionale. Tra le sue principali funzionalità troviamo:
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Contabilità generale e analitica
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Gestione degli ordini e del magazzino
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Fatturazione elettronica e conservazione digitale
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Controllo finanziario e riconciliazione bancaria
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Gestione della produzione e rilevazione tempi
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CRM e gestione dei reclami
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Campagne di marketing profilate e automatizzate
Tutte queste funzioni convivono in un ecosistema modulare, semplice da usare, scalabile nel tempo e sempre aggiornato con la normativa vigente.
Conclusione
Digitalizzare i processi aziendali non è più un lusso, ma una necessità. Arca Evolution rappresenta una scelta strategica per le PMI italiane che desiderano migliorare l’organizzazione interna, aumentare la produttività e offrire un servizio più rapido e preciso ai propri clienti.
Da INSOFT OSRA, affianchiamo le aziende in questo percorso, offrendo consulenza, personalizzazione e assistenza continua per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di Arca Evolution.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni e per una consulenza personalizzata.
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