da Insoft | Lug 23, 2025 | Aziende, News
Gestione contratti: perché un ERP è fondamentale per le PMI
Nel mondo delle piccole e medie imprese (PMI), ogni dettaglio organizzativo conta. Tra questi, la gestione dei contratti è spesso sottovalutata, ma in realtà rappresenta un pilastro essenziale per garantire efficienza, continuità e trasparenza nei rapporti con i clienti.
Senza uno strumento adeguato, tenere traccia delle condizioni pattuite, delle scadenze e dei rinnovi può diventare un compito rischioso, soggetto a errori, dimenticanze e perdita di opportunità. Ecco perché sempre più aziende scelgono di affidarsi a un software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning), come Arca Evolution, che integra funzionalità avanzate di gestione contrattuale in un unico sistema centralizzato.
Cos’è la gestione contratti in un ERP
Nel contesto di un ERP, la gestione contratti non è un semplice archivio digitale: è un modulo dinamico e integrato che permette di:
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Definire e registrare tutte le condizioni contrattuali (durata, attività previste, materiali inclusi, spese, modalità di fatturazione).
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Collegare il contratto a matricole o impianti, gestendo le informazioni anagrafiche specifiche e tracciando l’intero ciclo di vita del servizio.
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Automatizzare la fatturazione, proponendo le scadenze in modo puntuale o complessivo.
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Gestire i rinnovi in modo proattivo, evitando ritardi e dimenticanze.
Queste funzionalità non solo riducono drasticamente gli errori umani, ma liberano risorse che possono essere investite in attività a maggiore valore aggiunto.
Vantaggi per le piccole e medie imprese
L’adozione di un modulo contratti all’interno di un ERP moderno come ARCA porta vantaggi tangibili, soprattutto per le PMI che spesso devono fare i conti con risorse limitate e necessità operative molto pratiche.
1. Controllo completo e centralizzato dei contratti
Ogni contratto è legato in modo strutturato al cliente, ai beni o ai servizi coinvolti, e alle condizioni pattuite. Questo permette a imprenditori e responsabili amministrativi di avere un quadro chiaro e sempre aggiornato della situazione contrattuale dell’azienda.
2. Automazione della fatturazione
Alla scadenza dei contratti, il sistema propone automaticamente le fatture da emettere, evitando che un contratto attivo non venga fatturato o che un rinnovo venga dimenticato. Questo impatta direttamente sul flusso di cassa e sulla precisione contabile.
3. Gestione semplificata delle matricole dei contratti
Per le aziende che vendono o gestiscono prodotti con numero di matricola o impianti, il contratto può essere collegato direttamente a questi elementi. Si possono così tracciare le attività, i materiali utilizzati, i costi, le coperture e le eventuali manutenzioni previste o svolte.
4. Riduzione dei rischi legali
Con notifiche e scadenze automatiche, il sistema ERP previene dimenticanze, evita interruzioni nei servizi, e garantisce una gestione più professionale e affidabile nei confronti del cliente.
Un valore strategico, non solo operativo
Integrare la gestione contratti in un ERP non è solo una scelta operativa, ma anche strategica. Significa trasformare un’attività tradizionalmente manuale e frammentata in un processo strutturato, tracciabile e misurabile.
Questa visione è perfettamente allineata con le indicazioni del progetto Digital Transformation of SMEs del Parlamento Europeo che, in una recente analisi sulla trasformazione digitale delle PMI, sottolinea l’importanza dell’adozione di sistemi integrati per migliorare produttività e competitività.
Perché scegliere ARCA Evolution
INSOFT OSRA propone ARCA Evolution, un ERP completo, flessibile e pensato per le esigenze reali delle imprese italiane. Il modulo “Gestione Contratti” si integra perfettamente con le altre funzioni (contabilità, documenti, magazzino, produzione, ecc.), offrendo una piattaforma unica per governare tutti i processi aziendali.
Ogni contratto può essere personalizzato, collegato a impianti o matricole, tracciato nel tempo, e soprattutto gestito con la massima semplicità da chiunque in azienda, senza bisogno di competenze tecniche.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni.
da Insoft | Lug 14, 2025 | Aziende, News
Programmazione Acquisti – Ottimizza gli acquisti con l’ERP: meno scorte, più efficienza
Nel mondo delle piccole e medie imprese, ogni risorsa conta. Tenere sotto controllo gli acquisti, evitare giacenze inutili e garantire la puntualità delle consegne ai clienti sono obiettivi strategici. Per raggiungerli, sempre più aziende scelgono di affidarsi a soluzioni gestionali evolute come gli ERP (Enterprise Resource Planning).
Uno dei moduli più potenti e sottovalutati di un ERP è quello della Programmazione Acquisti, capace di trasformare dati sparsi in decisioni tempestive e mirate. Vediamo come funziona e quali vantaggi porta.
Il cuore della programmazione acquisti
In ogni azienda, gli acquisti non avvengono nel vuoto. Le decisioni devono tener conto di molti fattori:
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Ordini clienti già acquisiti
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Ordini a fornitori già emessi
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Giacenze di magazzino
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Scorte minime e lotti minimi
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Tempi di approvvigionamento
Il modulo di Programmazione Acquisti di un ERP come Arca Evolution raccoglie e analizza tutte queste informazioni per proporre, in modo automatico e ragionato, nuovi ordini di acquisto ottimizzati. Non si tratta di una semplice lista: il sistema accorpa i quantitativi per prodotto, calcola le date ottimali per l’emissione degli ordini e suggerisce azioni che garantiscono la disponibilità della merce senza accumulare scorte inutili.
Interattività per decisioni intelligenti
Uno degli aspetti distintivi di questo modulo è la sua interattività. Il responsabile della programmazione acquisti non riceve solo suggerimenti, ma può interagire con i dati in tempo reale, esplorando:
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La disponibilità effettiva degli articoli in magazzino
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I tempi di consegna dei fornitori
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Le esigenze già espresse nei contratti e negli ordini dei clienti
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L’impatto delle scelte su scorte e costi
Grazie a questa visione completa, è possibile verificare se gli impegni presi con i clienti siano effettivamente sostenibili (sia per tempi sia per quantità), ed eventualmente intervenire: modificando le date di consegna, rivedendo i quantitativi ordinati o aggiornando i livelli minimi di giacenza.
I benefici per le PMI
L’automazione e l’interattività offerte dalla programmazione acquisti si traducono in vantaggi concreti, soprattutto per le PMI:
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Riduzione degli sprechi: niente più scorte eccessive o riordini prematuri
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Puntualità garantita: il rispetto delle date di consegna migliora la soddisfazione dei clienti
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Maggiore controllo: ogni scelta è basata su dati aggiornati e coerenti
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Efficienza operativa: meno tempo speso in analisi manuali, più tempo per decisioni strategiche
In un contesto sempre più competitivo, avere uno strumento che aiuta a coordinare vendite, acquisti e logistica è una leva di vantaggio decisiva.
Un alleato per la crescita
L’integrazione della programmazione acquisti all’interno del proprio ERP rappresenta quindi un investimento di lungo periodo. In un momento storico in cui le imprese devono affrontare incertezze legate alle forniture e alle catene logistiche, strumenti come questo diventano fondamentali per proteggere i margini e mantenere alto il livello di servizio al cliente.
Secondo una recente analisi di McKinsey, le aziende che adottano soluzioni digitali avanzate per la supply chain possono ridurre fino al 20% i costi operativi e migliorare del 15% il servizio al client.
Conclusione
Ogni imprenditore sa quanto siano delicati gli equilibri tra domanda, offerta e disponibilità. Con la Programmazione Acquisti integrata in Arca Evolution, INSOFT OSRA offre alle PMI uno strumento intuitivo e potente per affrontare con lucidità la complessità gestionale, ridurre gli errori e migliorare i risultati.
Non è solo tecnologia: è strategia applicata alla gestione quotidiana. Contattaci per avere maggiori informazioni.
da Insoft | Giu 22, 2025 | Aziende, News
Gestione PEPPOL: una nuova efficienza per ordini e DDT elettronici
Nel panorama in continua evoluzione della digitalizzazione aziendale, la gestione documentale elettronica non è più un’opzione, ma una necessità. In particolare, per le piccole e medie imprese (PMI), l’obbligo di conformarsi agli standard europei nella gestione degli ordini e dei documenti di trasporto (DDT) richiede strumenti agili e affidabili. Ecco perché il modulo PEPPOL integrato in Arca Evolution, il gestionale ERP di INSOFT OSRA, rappresenta una soluzione concreta, completa e conforme alla normativa.
Cos’è PEPPOL e perché è importante per le PMI
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) è un protocollo europeo che permette la comunicazione standardizzata tra aziende e pubbliche amministrazioni per la trasmissione di documenti elettronici. Introdotto con l’obiettivo di semplificare e digitalizzare gli scambi commerciali, PEPPOL è oggi un requisito essenziale per operare in vari settori, in particolare con la Pubblica Amministrazione e il Servizio Sanitario Nazionale.
Secondo la PEPPOL Authority Italiana, l’adozione di PEPPOL migliora l’efficienza e riduce i costi amministrativi, promuovendo un’economia digitale più integrata.
Le funzionalità chiave del modulo PEPPOL in Arca Evolution
Con il modulo PEPPOL di Arca Evolution, ogni fase del processo documentale viene digitalizzata e automatizzata, nel pieno rispetto delle normative europee.
Le funzionalità principali includono:
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Gestione ordini elettronici PEPPOL: ricezione, validazione e archiviazione automatica di ordini in formato elettronico XML.
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Emissione e invio DDT elettronici: generazione di documenti di trasporto conformi e immissione diretta nel circuito PEPPOL.
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Fatturazione elettronica per SSN: con compilazione dei campi obbligatori specifici per il Servizio Sanitario Nazionale.
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Assegnazione automatica codice NSO: fondamentale per lavorare con strutture pubbliche.
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Integrazione con terze parti: per la massima flessibilità nella gestione documentale.
Il sistema include anche la fornitura dell’ID PEPPOL per le aziende che ne sono sprovviste, facilitando l’accesso immediato al circuito elettronico.
Flessibilità nella gestione multi-ditta
Per le realtà che gestiscono più aziende o ragioni sociali, il modulo PEPPOL di Arca Evolution offre la possibilità di attivare Kit di documenti multipli. Questo consente di utilizzare lo stesso sistema per più entità, semplificando la gestione centralizzata e garantendo coerenza nei flussi di lavoro.
Conteggio dei documenti: chiarezza e trasparenza
La contabilizzazione dei documenti PEPPOL avviene in modo chiaro e trasparente. Vengono conteggiati:
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Ordini ricevuti: originali, pre-concordati, di riscontro, revoca, sostituzione.
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Ordini pre-concordati: anche se accompagnati da ordini di revoca o sostituzione.
Le risposte agli ordini (accettazione, rifiuto o modifica) non influiscono sul conteggio totale, semplificando l’amministrazione e la pianificazione dei costi.
Vantaggi per imprenditori e professionisti
Per imprenditori e professionisti, adottare il modulo PEPPOL di Arca Evolution significa:
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Eliminare i documenti cartacei e semplificare l’archiviazione.
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Ridurre gli errori manuali nella gestione ordini e DDT.
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Velocizzare le operazioni con enti pubblici e fornitori europei.
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Essere sempre conformi alle normative italiane ed europee.
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Aumentare la competitività, migliorando l’efficienza operativa.
Un investimento per il futuro digitale
In un contesto dove digitalizzazione e normativa vanno di pari passo, dotarsi di uno strumento ERP evoluto come Arca Evolution, con un modulo PEPPOL integrato, rappresenta una scelta strategica. Le piccole e medie imprese possono così affrontare le sfide del mercato con strumenti professionali, intuitivi e al passo con l’innovazione.
Se desideri maggiori informazioni sulla gestione documentale elettronica e sul modulo PEPPOL, contattaci: il team INSOFT è a tua disposizione per aiutarti a portare la tua azienda nel futuro digitale.
da Insoft | Giu 12, 2025 | Aziende, News
Le piccole e medie imprese italiane che effettuano scambi commerciali con altri paesi dell’Unione Europea conoscono bene l’importanza dei modelli INTRA (Intrastat). Questi modelli, obbligatori per legge, raccolgono informazioni su acquisti e vendite intracomunitarie, aiutando l’Agenzia delle Dogane e l’ISTAT a monitorare flussi economici e fiscali. Tuttavia, per imprenditori e professionisti, gestire la compilazione e l’invio dei modelli INTRA può risultare complesso e gravoso.
Arca Evolution, l’ERP di INSOFT OSRA, è stato progettato proprio per semplificare queste operazioni amministrative, consentendo alle aziende di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: il loro business. Vediamo come Arca Evolution può rendere più facile e veloce la gestione dei modelli INTRA.
Cosa sono esattamente i modelli INTRA?
I modelli Intrastat, comunemente chiamati INTRA, sono dichiarazioni periodiche che le aziende devono presentare mensilmente o trimestralmente per comunicare le operazioni intracomunitarie effettuate, ovvero quelle con partner commerciali situati in altri Stati membri dell’Unione Europea.
Questi modelli contengono dati dettagliati su vendite e acquisti di beni e servizi e rappresentano un obbligo normativo che, se non rispettato correttamente, può comportare sanzioni amministrative anche significative.
Come Arca Evolution semplifica la gestione dei modelli INTRA
Con Arca Evolution, la gestione amministrativa dei modelli INTRA diventa intuitiva e immediata. Il software ERP, infatti, integra funzionalità avanzate che automatizzano gran parte delle procedure:
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Registrazione automatica dei dati: Arca raccoglie e organizza automaticamente le informazioni rilevanti direttamente dalle fatture, dalle bolle e dagli ordini inseriti nel sistema, evitando doppie immissioni e riducendo gli errori umani.
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Compilazione facilitata: Il software genera automaticamente i modelli INTRA, precompilandoli sulla base delle transazioni registrate, rendendo il processo rapido e a prova di errore.
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Monitoraggio costante: Grazie ad una dashboard semplice ed intuitiva, Arca Evolution consente agli imprenditori di tenere sotto controllo lo stato delle dichiarazioni, le scadenze imminenti e le comunicazioni già inviate.
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Archiviazione e ricerca documentale: Ogni documento legato alle dichiarazioni INTRA viene archiviato digitalmente, facilitando la ricerca e la consultazione futura, semplificando così anche eventuali controlli fiscali.
Perché scegliere Arca Evolution per le tue dichiarazioni INTRA?
Arca Evolution non è solo un gestionale ERP, ma un vero e proprio partner per la crescita aziendale, adattabile a ogni dimensione e settore merceologico. Grazie alla sua flessibilità, ogni azienda può configurarlo in base alle proprie esigenze specifiche, garantendo efficienza e precisione nella gestione amministrativa.
Utilizzando Arca Evolution, gli imprenditori possono:
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Risparmiare tempo prezioso: La riduzione delle attività manuali lascia più spazio per dedicarsi alla gestione strategica dell’azienda.
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Ridurre i rischi di errori: Automatizzando l’elaborazione dei dati, si diminuiscono notevolmente i rischi di imprecisioni e omissioni.
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Garantire la conformità normativa: Arca Evolution è sempre aggiornato sulle normative fiscali e doganali, fornendo una tranquillità ulteriore in termini di adempimenti legali.
Il valore aggiunto per le piccole e medie imprese
Per le piccole e medie imprese, la gestione amministrativa rappresenta spesso un onere pesante, sia in termini economici che di tempo. Automatizzare processi critici come quelli relativi ai modelli INTRA significa aumentare la produttività complessiva e avere sempre sotto controllo la situazione amministrativa dell’impresa.
Secondo una recente analisi dell’Agenzia delle Dogane, la digitalizzazione dei processi amministrativi riduce sensibilmente i costi operativi e migliora l’efficienza aziendale-
In sintesi
Gestire i modelli INTRA con Arca Evolution significa semplificare un obbligo normativo importante, trasformando un processo burocratico in un vantaggio competitivo. Le imprese possono così concentrarsi sulla crescita e sul miglioramento del loro business, beneficiando della sicurezza e dell’efficienza di un ERP pensato proprio per le esigenze reali delle aziende italiane.
Contattaci per avere maggiori informazioni sulle Nostre soluzioni ERP per aziende.
da Insoft | Mag 22, 2025 | Aziende, News
Gestione della produzione con Arca Evolution
La gestione efficiente dei processi produttivi è una sfida cruciale per le aziende manifatturiere moderne. Arca Evolution, il software ERP distribuito e personalizzato da INSOFT OSRA, offre una suite completa di strumenti per affrontare con successo ogni fase della produzione industriale, dalla distinta base fino al controllo dell’avanzamento lavori.
Pianificazione, controllo e marginalità: il cuore della produzione
Arca Evolution consente di trasformare la complessità del ciclo produttivo in un flusso gestibile, tracciabile e ottimizzato. Grazie a moduli integrati come la Distinta Base, la Pianificazione dei Materiali (MRP) e il Controllo dei Tempi e dei Costi di Produzione, l’impresa può:
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Calcolare automaticamente i fabbisogni di materiali e pianificare gli ordini ai fornitori;
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Sequenziare le attività di produzione, assegnando le risorse uomo/macchina in base alla disponibilità;
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Rilevare i tempi effettivi di lavorazione e analizzare gli scostamenti;
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Gestire produzioni su commessa con preventivazione e consuntivazione.
Ogni fase è monitorabile in tempo reale, con report dettagliati che permettono al management di intervenire tempestivamente in caso di anomalie o inefficienze, migliorando la reattività operativa.
I vantaggi per le PMI manifatturiere
Arca Evolution è progettato per adattarsi alle esigenze di piccole e medie imprese con processi produttivi di media complessità. I benefici tangibili includono:
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Una base dati unica e affidabile per cicli e materiali;
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Ordini “just in time” grazie alla pianificazione automatica;
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Rispettare puntualmente le scadenze di consegna, migliorando la customer satisfaction;
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Analizzare la marginalità di produzione con precisione e intervenire tempestivamente in caso di inefficienze.
Questi vantaggi si traducono in un miglioramento concreto della competitività aziendale, grazie alla riduzione degli sprechi, all’ottimizzazione delle risorse e al controllo puntuale dei costi.
Un ERP realmente integrato
L’approccio modulare di Arca Evolution permette un’integrazione completa con le altre aree aziendali: contabilità, magazzino, acquisti, vendite e controllo di gestione. Questo consente una visione unificata dell’impresa, fondamentale per migliorare il processo decisionale e la competitività sul mercato.
Inoltre, la possibilità di interfacciare Arca Evolution con strumenti di raccolta dati in produzione (MES, barcode, terminali) ne amplia ulteriormente l’efficacia operativa e la precisione delle analisi.
Per approfondimenti sulle best practice in ambito produzione e digitalizzazione industriale, è possibile consultare anche il report del World Economic Forum sul futuro della produzione:
The future of manufacturing: insights from industry leaders on navigating the Fourth Industrial Revolution
Conclusioni
Scegliere il giusto ERP è una decisione strategica che può influenzare significativamente la crescita e l’efficienza di un’azienda. Come abbiamo visto, Arca Evolution rappresenta una soluzione ideale per le PMI, grazie alla sua facilità d’uso, scalabilità e ampia gamma di funzionalità. Questo ERP supporta la gestione integrata e automatizzata dei processi aziendali, permettendo di migliorare l’efficienza operativa e di ottenere una visione completa delle attività aziendali.
Per chi desidera approfondire e implementare Arca Evolution nella propria azienda, Insoft Osra di Torino offre una soluzione completa di consulenza e supporto. Come rivenditore ufficiale di Arca Evolution, Insoft Osra garantisce un’implementazione ottimale del software, adattandolo alle specifiche esigenze aziendali. L’esperienza e la nostra professionalità assicurano che l’ERP venga integrato perfettamente nei processi aziendali, massimizzando i benefici derivanti dall’uso di questo potente strumento.
Scarica la nostra brochure sulla gestione della produzione in Arca Evolution e richiedi una consulenza gratuita e inizia a sperimentare i vantaggi di una gestione aziendale integrata e automatizzata
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