da Insoft | Nov 20, 2025 | Aziende, News
Quando un imprenditore o un professionista deve scegliere un software gestionale per la propria azienda, una delle prime domande che si pone è: “Meglio un gestionale standard o uno personalizzato?” È un dubbio comune, perché ogni PMI ha esigenze specifiche, ma allo stesso tempo vuole evitare soluzioni troppo rigide o, al contrario, troppo complesse da mantenere.
In questo articolo analizziamo in modo chiaro e pratico cosa significa davvero scegliere tra personalizzazione e standardizzazione, quali rischi valutare e perché oggi è possibile ottenere il meglio da entrambi i mondi grazie ad Arca Evolution.
Cos’è un gestionale standard e perché piace alle aziende?
Un gestionale standard è un software pronto all’uso, pensato per adattarsi alla maggior parte delle imprese.
La sua forza sta nella stabilità, nella semplicità di aggiornamento e nella certezza che ogni componente sia testato e conforme alle normative.
Per molte PMI, questo approccio si traduce in:
Se pensiamo a un esempio quotidiano, è un po’ come acquistare un elettrodomestico di marca: funziona subito, è solido e gli aggiornamenti sono garantiti.
l limite dello standard: ogni azienda ha caratteristiche uniche
Nonostante i vantaggi, ogni impresa lavora in modo diverso: c’è chi gestisce ordini complessi, chi ha flussi produttivi particolari, chi effettua analisi specifiche o deve integrare il gestionale con applicazioni esterne.
È qui che nasce la domanda tipica:
“Riuscirò ad adattare il software ai miei processi, o dovrò adattare i miei processi al software?”
Le soluzioni troppo rigide rischiano di rallentare l’attività, costringendo a compromessi operativi. Ecco perché molte aziende richiedono personalizzazioni.
La personalizzazione: cos’è e perché serve davvero
Personalizzare un gestionale significa modificarne funzioni, interfacce o flussi affinché rispecchino perfettamente le esigenze dell’azienda.
Esempi comuni sono:
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aggiunta di campi specifici nelle anagrafiche,
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automatismi personalizzati,
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report dedicati,
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integrazioni con applicativi esterni,
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adattamenti a processi interni particolari.
È come avere un abito su misura: veste perfettamente, valorizza l’attività e aumenta l’efficienza operativa.
Arca Evolution: il punto d’incontro ideale tra personalizzazione e standard
Arca Evolution risolve questo storico dilemma grazie alla sua architettura moderna e scalabile.
È infatti progettato per essere:
Personalizzabile senza compromettere gli aggiornamenti
Le personalizzazioni non vanno mai a intaccare il cuore del software.
In questo modo, l’azienda può avere funzionalità su misura mantenendo:
Completamente integrabile
Arca Evolution comunica facilmente con altri applicativi aziendali, CRM, portali e sistemi produttivi.
Questo permette di creare ecosistemi digitali fluidi e connessi, riducendo errori e duplicazioni.
Affidabile per PMI di ogni settore
Che si tratti di contabilità, magazzino, ordini, produzione o gestione documentale, Arca copre tutti i processi principali con strumenti avanzati ma facili da usare.
Con oltre trent’anni di esperienza nel mondo dei software aziendali, sappiamo che ogni impresa ha bisogno di equilibrio: flessibilità dove serve, stabilità dove conta.
Arca Evolution rappresenta esattamente questo equilibrio: un gestionale modulare, personalizzabile e sempre aggiornabile, progettato per accompagnare la crescita delle PMI italiane.
INSOFT OSRA ti supporta in tutte le fasi: analisi dei processi, implementazione, personalizzazione, formazione e assistenza continua.
Se vuoi scoprire come migliorare la gestione della tua azienda, contattaci per una demo gratuita.
da Insoft | Nov 3, 2025 | Aziende, News
In un mercato sempre più competitivo, conoscere quanto costa davvero produrre, vendere e gestire un’attività è la chiave per restare sostenibili. Molte piccole e medie imprese italiane si concentrano su vendite e fatturato, ma trascurano un aspetto cruciale: la misurazione della marginalità.
E qui entra in gioco la Contabilità Analitica di Arca Evolution, il modulo che trasforma i numeri in decisioni.
Cos’è la Contabilità Analitica
La contabilità analitica è una branca del controllo di gestione che serve a capire dove l’azienda guadagna e dove perde.
A differenza della contabilità generale – che è orientata agli obblighi fiscali – quella analitica è pensata per chi gestisce l’impresa: offre una fotografia interna dei costi e dei ricavi, suddivisi per centri di costo, reparti o commesse.
In pratica, consente di rispondere a domande come:
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Quali prodotti generano più margine?
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Quali reparti sono più efficienti?
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Dove si annidano sprechi o inefficienze?
Perché è fondamentale per le PMI
Le grandi aziende da anni utilizzano sistemi di controllo di gestione complessi. Le PMI, invece, spesso rinunciano perché li percepiscono come strumenti “da multinazionale”.
In realtà, la Contabilità Analitica di Arca Evolution è stata progettata proprio per loro: flessibile, integrata e facilmente adattabile a ogni modello organizzativo.
Immagina di poter sapere ogni mese quanto costa realmente un progetto o una linea di prodotti, senza dover ricorrere a calcoli manuali o fogli Excel sparsi.
Con il modulo analitico, è possibile tracciare costi e ricavi in tempo reale, con dati che provengono automaticamente da documenti contabili, ordini, ddt e fatture.
Come funziona la Contabilità Analitica di Arca Evolution
Il modulo si alimenta da più fonti: dai movimenti contabili, dai documenti del ciclo attivo e passivo e persino da importazioni Excel, per garantire la massima libertà operativa.
Il sistema consente di:
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Definire voci di spesa indipendenti dal piano dei conti;
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Organizzare i dati per centri di costo o di analisi;
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Simulare e riformulare i movimenti più volte, testando diversi criteri di attribuzione;
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Creare report sintetici o dettagliati, con budget e consuntivi a confronto.
Il vero punto di forza è la possibilità di rivedere la distribuzione dei costi e dei ricavi in modo dinamico, fino a ottenere una visione completa e coerente della gestione economica.
I vantaggi concreti per l’imprenditore
Implementare la contabilità analitica con Arca Evolution significa passare da una gestione “a sensazione” a una gestione guidata dai numeri.
Tra i benefici principali:
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Maggiore consapevolezza sui margini operativi;
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Decisioni più rapide e fondate su dati reali;
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Identificazione tempestiva di inefficienze o costi non produttivi;
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Controllo costante delle performance aziendali;
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Possibilità di pianificare investimenti con precisione.
In altre parole, si ottiene una bussola che aiuta a indirizzare l’azienda nella direzione giusta, anche in momenti di incertezza economica.
La visione di INSOFT OSRA
Da oltre 30 anni, INSOFT OSRA accompagna le imprese italiane nel loro percorso di crescita digitale.
Il nostro obiettivo è fornire strumenti concreti, come Arca Evolution, che semplificano la gestione aziendale e offrono una visione chiara e integrata di ogni aspetto operativo e contabile.
Se desideri capire come la Contabilità Analitica può migliorare il controllo di gestione nella tua azienda, contattaci.
da Insoft | Ott 1, 2025 | Aziende, News
Meno tempo sui dati, più valore al tuo business
Ogni imprenditore o professionista sa quanto sia importante avere anagrafiche precise e aggiornate di clienti e fornitori. Eppure, inserire manualmente Partita IVA, indirizzi, ragioni sociali e contatti comporta spesso perdite di tempo ed errori di digitazione. Il modulo Acquisizione Automatica Dati Anagrafici di Arca Evolution nasce per eliminare queste inefficienze, rendendo la gestione aziendale più veloce e sicura.
Cos’è il modulo di Acquisizione automatica dati anagrafici?
Il modulo permette di recuperare in tempo reale, tramite internet, tutti i dati anagrafici di un’impresa semplicemente digitando il Codice Fiscale o la Partita IVA.
Grazie all’integrazione con il Registro Imprese, i dati vengono forniti da Cribis e aggiornati settimanalmente. Con un solo clic, le informazioni vengono trasferite direttamente nel gestionale, senza necessità di ulteriori inserimenti manuali.
In pratica, l’azienda può creare l’anagrafica di un nuovo cliente o fornitore in pochi secondi, riducendo drasticamente il rischio di errori.
Perché è utile alle PMI?
Le piccole e medie imprese italiane affrontano ogni giorno sfide legate al tempo e all’efficienza operativa. Questo modulo risponde a due esigenze concrete:
Velocità di inserimento – Inserire manualmente i dati anagrafici richiede minuti preziosi per ogni nuovo cliente o fornitore. Automatizzando il processo, quel tempo viene recuperato e investito in attività a maggior valore.
Riduzione degli errori – Un numero sbagliato, un indirizzo incompleto o una Partita IVA errata possono generare problemi in contabilità, nei contratti o nelle fatture. L’acquisizione diretta dal Registro Imprese riduce questi rischi.
Dati sempre aggiornati – I dati forniti da Cribis vengono verificati e aggiornati con cadenza settimanale. Questo significa affidarsi a un database costantemente allineato alla realtà.
Controllo e validità – L’azienda può verificare la correttezza delle informazioni già in fase di caricamento, evitando sorprese successive
Un vantaggio concreto nel lavoro quotidiano
Immagina di dover inserire un nuovo cliente: invece di raccogliere manualmente dati, controllarli uno per uno e rischiare refusi, basta digitare Partita IVA o Codice Fiscale. In pochi istanti, l’anagrafica è completa, corretta e pronta all’uso.
Questo non solo semplifica il lavoro amministrativo, ma accelera anche le operazioni di fatturazione, gestione ordini e rapporti con i fornitori.
INSOFT e il valore dell’efficienza
In un mercato competitivo, ogni minuto risparmiato e ogni errore evitato fanno la differenza. Con il modulo Acquisizione Automatica Dati Anagrafici di Arca Evolution, la tua azienda può contare su un gestionale affidabile, veloce e orientato alla crescita.
Noi di INSOFT OSRA supportiamo le imprese italiane da anni, offrendo consulenza, personalizzazione e assistenza continua sul software gestionale. Se vuoi ottimizzare davvero la gestione dei tuoi clienti e fornitori, contattaci qui
da Insoft | Ago 1, 2025 | Aziende, News
Gestione delle dichiarazioni di intento: come semplificarla con un ERP
Nel panorama normativo italiano, la dichiarazione di intento è uno degli adempimenti fiscali più delicati per le imprese che operano con clienti abituali esportatori. Nonostante la digitalizzazione di molti processi contabili, la gestione delle dichiarazioni di intento può ancora risultare complessa, specialmente per le piccole e medie imprese (PMI) che non dispongono di reparti amministrativi strutturati.
Fortunatamente, strumenti come il software gestionale ERP Arca Evolution permettono di affrontare questo obbligo in modo semplice, automatizzato e sicuro.
Cos’è la dichiarazione di intento
La dichiarazione di intento è un documento con cui un esportatore abituale comunica al fornitore la volontà di acquistare beni o servizi senza applicazione dell’IVA, entro un determinato plafond. Questo meccanismo, previsto dalla normativa italiana, serve a tutelare la competitività delle imprese esportatrici e a evitare distorsioni fiscali.
Dal 1° gennaio 2020, con l’introduzione dell’obbligo di invio telematico all’Agenzia delle Entrate e l’interconnessione con il Sistema di Interscambio (SDI), la gestione è diventata completamente digitale, ma non per questo immediata o esente da errori.
Leggi di più sul sito dell’Agenzia delle Entrate
I limiti della gestione manuale
Molte aziende gestiscono ancora le dichiarazioni di intento in modo semi-manuale, utilizzando fogli di calcolo, PEC e controlli incrociati tra contabilità e magazzino. Questo approccio, però, presenta diversi rischi:
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Errori nella compilazione o nei dati trasmessi
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Ritardi nell’invio e ricezione delle dichiarazioni
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Mancata verifica del plafond disponibile
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Scarsa tracciabilità interna
Per le PMI, dove il tempo e le risorse sono limitati, ogni processo inefficiente può tradursi in sanzioni, problemi contabili o ritardi nella fatturazione.
I vantaggi di gestire le dichiarazioni con un ERP
Un ERP come Arca Evolution consente di integrare in un unico ambiente la gestione delle dichiarazioni di intento con tutto il ciclo attivo e passivo dell’azienda, apportando benefici tangibili:
1. Automazione del processo
Il software permette di registrare le dichiarazioni ricevute, associarle automaticamente ai clienti, e verificare l’applicazione dell’esenzione IVA direttamente durante l’emissione del documento fiscale.
2. Controlli in tempo reale
L’ERP può segnalare l’assenza di una dichiarazione valida o il superamento del plafond al momento dell’emissione della fattura, evitando errori e blocchi successivi.
3. Archiviazione centralizzata e conforme
Ogni dichiarazione viene archiviata in modo ordinato e sicuro, con possibilità di richiamo immediato per verifiche, controlli interni o audit fiscali.
4. Integrazione con la fatturazione elettronica
Arca Evolution consente la corretta gestione delle operazioni IVA anche in presenza di dichiarazioni di intento, garantendo la coerenza tra registrazioni contabili e documenti elettronici inviati al SDI.
Perché le PMI dovrebbero adottare un ERP
Le piccole e medie imprese italiane si trovano spesso ad affrontare le stesse complessità normative delle grandi aziende, ma con meno risorse a disposizione. Adottare un ERP non significa solo “informatizzare” il gestionale, ma trasformare un potenziale punto debole in un vantaggio competitivo.
La gestione integrata di documenti come le dichiarazioni di intento è solo un esempio di quanto un software come Arca Evolution possa fare: ridurre gli errori, velocizzare i processi, migliorare la compliance e liberare tempo per attività a maggior valore aggiunto.
Conclusione
Gestire le dichiarazioni di intento in modo efficiente non è più una possibilità riservata alle grandi aziende. Grazie a strumenti come Arca Evolution, anche le PMI possono affrontare questo adempimento con la sicurezza di un sistema automatizzato, sempre aggiornato e integrato con tutti i flussi aziendali.
Se vuoi scoprire come Arca Evolution può aiutarti a semplificare la gestione della tua azienda, contattaci: siamo a disposizione per mostrarti tutte le funzionalità pensate per le esigenze delle imprese italiane.
da Insoft | Lug 23, 2025 | Aziende, News
Gestione contratti: perché un ERP è fondamentale per le PMI
Nel mondo delle piccole e medie imprese (PMI), ogni dettaglio organizzativo conta. Tra questi, la gestione dei contratti è spesso sottovalutata, ma in realtà rappresenta un pilastro essenziale per garantire efficienza, continuità e trasparenza nei rapporti con i clienti.
Senza uno strumento adeguato, tenere traccia delle condizioni pattuite, delle scadenze e dei rinnovi può diventare un compito rischioso, soggetto a errori, dimenticanze e perdita di opportunità. Ecco perché sempre più aziende scelgono di affidarsi a un software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning), come Arca Evolution, che integra funzionalità avanzate di gestione contrattuale in un unico sistema centralizzato.
Cos’è la gestione contratti in un ERP
Nel contesto di un ERP, la gestione contratti non è un semplice archivio digitale: è un modulo dinamico e integrato che permette di:
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Definire e registrare tutte le condizioni contrattuali (durata, attività previste, materiali inclusi, spese, modalità di fatturazione).
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Collegare il contratto a matricole o impianti, gestendo le informazioni anagrafiche specifiche e tracciando l’intero ciclo di vita del servizio.
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Automatizzare la fatturazione, proponendo le scadenze in modo puntuale o complessivo.
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Gestire i rinnovi in modo proattivo, evitando ritardi e dimenticanze.
Queste funzionalità non solo riducono drasticamente gli errori umani, ma liberano risorse che possono essere investite in attività a maggiore valore aggiunto.
Vantaggi per le piccole e medie imprese
L’adozione di un modulo contratti all’interno di un ERP moderno come ARCA porta vantaggi tangibili, soprattutto per le PMI che spesso devono fare i conti con risorse limitate e necessità operative molto pratiche.
1. Controllo completo e centralizzato dei contratti
Ogni contratto è legato in modo strutturato al cliente, ai beni o ai servizi coinvolti, e alle condizioni pattuite. Questo permette a imprenditori e responsabili amministrativi di avere un quadro chiaro e sempre aggiornato della situazione contrattuale dell’azienda.
2. Automazione della fatturazione
Alla scadenza dei contratti, il sistema propone automaticamente le fatture da emettere, evitando che un contratto attivo non venga fatturato o che un rinnovo venga dimenticato. Questo impatta direttamente sul flusso di cassa e sulla precisione contabile.
3. Gestione semplificata delle matricole dei contratti
Per le aziende che vendono o gestiscono prodotti con numero di matricola o impianti, il contratto può essere collegato direttamente a questi elementi. Si possono così tracciare le attività, i materiali utilizzati, i costi, le coperture e le eventuali manutenzioni previste o svolte.
4. Riduzione dei rischi legali
Con notifiche e scadenze automatiche, il sistema ERP previene dimenticanze, evita interruzioni nei servizi, e garantisce una gestione più professionale e affidabile nei confronti del cliente.
Un valore strategico, non solo operativo
Integrare la gestione contratti in un ERP non è solo una scelta operativa, ma anche strategica. Significa trasformare un’attività tradizionalmente manuale e frammentata in un processo strutturato, tracciabile e misurabile.
Questa visione è perfettamente allineata con le indicazioni del progetto Digital Transformation of SMEs del Parlamento Europeo che, in una recente analisi sulla trasformazione digitale delle PMI, sottolinea l’importanza dell’adozione di sistemi integrati per migliorare produttività e competitività.
Perché scegliere ARCA Evolution
INSOFT OSRA propone ARCA Evolution, un ERP completo, flessibile e pensato per le esigenze reali delle imprese italiane. Il modulo “Gestione Contratti” si integra perfettamente con le altre funzioni (contabilità, documenti, magazzino, produzione, ecc.), offrendo una piattaforma unica per governare tutti i processi aziendali.
Ogni contratto può essere personalizzato, collegato a impianti o matricole, tracciato nel tempo, e soprattutto gestito con la massima semplicità da chiunque in azienda, senza bisogno di competenze tecniche.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni.
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