da Insoft | Set 17, 2025 | Aziende, News
In un contesto in cui la competitività si gioca anche sull’efficienza operativa, le piccole e medie imprese italiane devono affrontare una sfida importante: strutturare e controllare i propri processi aziendali, evitando errori, ritardi e sprechi. L’utilizzo di fogli Excel o sistemi non integrati può generare confusione, rallentamenti e insoddisfazione dei clienti.
La soluzione? Digitalizzare i processi aziendali attraverso un gestionale ERP completo e integrato, come Arca Evolution.
Perché digitalizzare i processi aziendali
Ogni azienda, a prescindere dal settore in cui opera, è composta da una rete di attività: dal marketing alla gestione amministrativa, dalla produzione alla relazione con i clienti. Quando queste attività non sono coordinate e monitorate correttamente, si corre il rischio di perdere informazioni critiche, trascurare scadenze o compromettere la qualità del servizio.
Arca Evolution, e in particolare il suo modulo “Gestione Processi”, nasce per affrontare proprio queste criticità. È una piattaforma pensata per centralizzare e strutturare ogni fase operativa, con flussi predefiniti e promemoria automatizzati, anche da remoto tramite interfaccia web.
I vantaggi per le PMI
Grazie ad Arca Evolution, le imprese possono:
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Organizzare le attività aziendali in modo sistematico, scegliendo tra modelli predefiniti (es. telemarketing, gestione del credito) o creandone di nuovi su misura.
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Assegnare compiti precisi ai collaboratori, con pianificazioni e notifiche puntuali, riducendo il rischio di dimenticanze o sovrapposizioni.
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Monitorare in tempo reale l’avanzamento delle attività e delle performance aziendali, identificando tempestivamente eventuali criticità.
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Archiviare digitalmente i documenti associati a ciascun processo, evitando la dispersione delle informazioni.
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Lavorare anche in mobilità, con accesso da qualsiasi browser a clienti, documenti, listini e agenda condivisa
Una soluzione flessibile, su misura per ogni impresa
Uno dei punti di forza di Arca Evolution è la sua capacità di adattarsi alla realtà specifica di ogni PMI. Che si tratti di gestire il magazzino, tenere sotto controllo la contabilità, pianificare campagne marketing mirate o rispondere con tempestività ai reclami dei clienti, il sistema consente di mantenere tutto sotto controllo da un’unica interfaccia.
Secondo i dati del Politecnico di Milano, oltre il 70% delle PMI italiane che adottano sistemi digitali integrati nei processi aziendali rilevano un miglioramento significativo dell’efficienza operativa e della soddisfazione del cliente.
Un unico strumento, tante funzionalità
Arca Evolution è molto più di un software gestionale tradizionale. Tra le sue principali funzionalità troviamo:
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Contabilità generale e analitica
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Gestione degli ordini e del magazzino
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Fatturazione elettronica e conservazione digitale
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Controllo finanziario e riconciliazione bancaria
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Gestione della produzione e rilevazione tempi
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CRM e gestione dei reclami
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Campagne di marketing profilate e automatizzate
Tutte queste funzioni convivono in un ecosistema modulare, semplice da usare, scalabile nel tempo e sempre aggiornato con la normativa vigente.
Conclusione
Digitalizzare i processi aziendali non è più un lusso, ma una necessità. Arca Evolution rappresenta una scelta strategica per le PMI italiane che desiderano migliorare l’organizzazione interna, aumentare la produttività e offrire un servizio più rapido e preciso ai propri clienti.
Da INSOFT OSRA, affianchiamo le aziende in questo percorso, offrendo consulenza, personalizzazione e assistenza continua per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di Arca Evolution.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni e per una consulenza personalizzata.
da Insoft | Ago 1, 2025 | Aziende, News
Gestione delle dichiarazioni di intento: come semplificarla con un ERP
Nel panorama normativo italiano, la dichiarazione di intento è uno degli adempimenti fiscali più delicati per le imprese che operano con clienti abituali esportatori. Nonostante la digitalizzazione di molti processi contabili, la gestione delle dichiarazioni di intento può ancora risultare complessa, specialmente per le piccole e medie imprese (PMI) che non dispongono di reparti amministrativi strutturati.
Fortunatamente, strumenti come il software gestionale ERP Arca Evolution permettono di affrontare questo obbligo in modo semplice, automatizzato e sicuro.
Cos’è la dichiarazione di intento
La dichiarazione di intento è un documento con cui un esportatore abituale comunica al fornitore la volontà di acquistare beni o servizi senza applicazione dell’IVA, entro un determinato plafond. Questo meccanismo, previsto dalla normativa italiana, serve a tutelare la competitività delle imprese esportatrici e a evitare distorsioni fiscali.
Dal 1° gennaio 2020, con l’introduzione dell’obbligo di invio telematico all’Agenzia delle Entrate e l’interconnessione con il Sistema di Interscambio (SDI), la gestione è diventata completamente digitale, ma non per questo immediata o esente da errori.
Leggi di più sul sito dell’Agenzia delle Entrate
I limiti della gestione manuale
Molte aziende gestiscono ancora le dichiarazioni di intento in modo semi-manuale, utilizzando fogli di calcolo, PEC e controlli incrociati tra contabilità e magazzino. Questo approccio, però, presenta diversi rischi:
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Errori nella compilazione o nei dati trasmessi
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Ritardi nell’invio e ricezione delle dichiarazioni
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Mancata verifica del plafond disponibile
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Scarsa tracciabilità interna
Per le PMI, dove il tempo e le risorse sono limitati, ogni processo inefficiente può tradursi in sanzioni, problemi contabili o ritardi nella fatturazione.
I vantaggi di gestire le dichiarazioni con un ERP
Un ERP come Arca Evolution consente di integrare in un unico ambiente la gestione delle dichiarazioni di intento con tutto il ciclo attivo e passivo dell’azienda, apportando benefici tangibili:
1. Automazione del processo
Il software permette di registrare le dichiarazioni ricevute, associarle automaticamente ai clienti, e verificare l’applicazione dell’esenzione IVA direttamente durante l’emissione del documento fiscale.
2. Controlli in tempo reale
L’ERP può segnalare l’assenza di una dichiarazione valida o il superamento del plafond al momento dell’emissione della fattura, evitando errori e blocchi successivi.
3. Archiviazione centralizzata e conforme
Ogni dichiarazione viene archiviata in modo ordinato e sicuro, con possibilità di richiamo immediato per verifiche, controlli interni o audit fiscali.
4. Integrazione con la fatturazione elettronica
Arca Evolution consente la corretta gestione delle operazioni IVA anche in presenza di dichiarazioni di intento, garantendo la coerenza tra registrazioni contabili e documenti elettronici inviati al SDI.
Perché le PMI dovrebbero adottare un ERP
Le piccole e medie imprese italiane si trovano spesso ad affrontare le stesse complessità normative delle grandi aziende, ma con meno risorse a disposizione. Adottare un ERP non significa solo “informatizzare” il gestionale, ma trasformare un potenziale punto debole in un vantaggio competitivo.
La gestione integrata di documenti come le dichiarazioni di intento è solo un esempio di quanto un software come Arca Evolution possa fare: ridurre gli errori, velocizzare i processi, migliorare la compliance e liberare tempo per attività a maggior valore aggiunto.
Conclusione
Gestire le dichiarazioni di intento in modo efficiente non è più una possibilità riservata alle grandi aziende. Grazie a strumenti come Arca Evolution, anche le PMI possono affrontare questo adempimento con la sicurezza di un sistema automatizzato, sempre aggiornato e integrato con tutti i flussi aziendali.
Se vuoi scoprire come Arca Evolution può aiutarti a semplificare la gestione della tua azienda, contattaci: siamo a disposizione per mostrarti tutte le funzionalità pensate per le esigenze delle imprese italiane.
da Insoft | Lug 23, 2025 | Aziende, News
Gestione contratti: perché un ERP è fondamentale per le PMI
Nel mondo delle piccole e medie imprese (PMI), ogni dettaglio organizzativo conta. Tra questi, la gestione dei contratti è spesso sottovalutata, ma in realtà rappresenta un pilastro essenziale per garantire efficienza, continuità e trasparenza nei rapporti con i clienti.
Senza uno strumento adeguato, tenere traccia delle condizioni pattuite, delle scadenze e dei rinnovi può diventare un compito rischioso, soggetto a errori, dimenticanze e perdita di opportunità. Ecco perché sempre più aziende scelgono di affidarsi a un software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning), come Arca Evolution, che integra funzionalità avanzate di gestione contrattuale in un unico sistema centralizzato.
Cos’è la gestione contratti in un ERP
Nel contesto di un ERP, la gestione contratti non è un semplice archivio digitale: è un modulo dinamico e integrato che permette di:
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Definire e registrare tutte le condizioni contrattuali (durata, attività previste, materiali inclusi, spese, modalità di fatturazione).
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Collegare il contratto a matricole o impianti, gestendo le informazioni anagrafiche specifiche e tracciando l’intero ciclo di vita del servizio.
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Automatizzare la fatturazione, proponendo le scadenze in modo puntuale o complessivo.
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Gestire i rinnovi in modo proattivo, evitando ritardi e dimenticanze.
Queste funzionalità non solo riducono drasticamente gli errori umani, ma liberano risorse che possono essere investite in attività a maggiore valore aggiunto.
Vantaggi per le piccole e medie imprese
L’adozione di un modulo contratti all’interno di un ERP moderno come ARCA porta vantaggi tangibili, soprattutto per le PMI che spesso devono fare i conti con risorse limitate e necessità operative molto pratiche.
1. Controllo completo e centralizzato dei contratti
Ogni contratto è legato in modo strutturato al cliente, ai beni o ai servizi coinvolti, e alle condizioni pattuite. Questo permette a imprenditori e responsabili amministrativi di avere un quadro chiaro e sempre aggiornato della situazione contrattuale dell’azienda.
2. Automazione della fatturazione
Alla scadenza dei contratti, il sistema propone automaticamente le fatture da emettere, evitando che un contratto attivo non venga fatturato o che un rinnovo venga dimenticato. Questo impatta direttamente sul flusso di cassa e sulla precisione contabile.
3. Gestione semplificata delle matricole dei contratti
Per le aziende che vendono o gestiscono prodotti con numero di matricola o impianti, il contratto può essere collegato direttamente a questi elementi. Si possono così tracciare le attività, i materiali utilizzati, i costi, le coperture e le eventuali manutenzioni previste o svolte.
4. Riduzione dei rischi legali
Con notifiche e scadenze automatiche, il sistema ERP previene dimenticanze, evita interruzioni nei servizi, e garantisce una gestione più professionale e affidabile nei confronti del cliente.
Un valore strategico, non solo operativo
Integrare la gestione contratti in un ERP non è solo una scelta operativa, ma anche strategica. Significa trasformare un’attività tradizionalmente manuale e frammentata in un processo strutturato, tracciabile e misurabile.
Questa visione è perfettamente allineata con le indicazioni del progetto Digital Transformation of SMEs del Parlamento Europeo che, in una recente analisi sulla trasformazione digitale delle PMI, sottolinea l’importanza dell’adozione di sistemi integrati per migliorare produttività e competitività.
Perché scegliere ARCA Evolution
INSOFT OSRA propone ARCA Evolution, un ERP completo, flessibile e pensato per le esigenze reali delle imprese italiane. Il modulo “Gestione Contratti” si integra perfettamente con le altre funzioni (contabilità, documenti, magazzino, produzione, ecc.), offrendo una piattaforma unica per governare tutti i processi aziendali.
Ogni contratto può essere personalizzato, collegato a impianti o matricole, tracciato nel tempo, e soprattutto gestito con la massima semplicità da chiunque in azienda, senza bisogno di competenze tecniche.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni.
da Insoft | Lug 7, 2025 | Aziende, News
Controllo accessi utenti: sicurezza con Arca Evolution
La protezione dei dati aziendali non è più una scelta, ma una necessità. Per le piccole e medie imprese (PMI), spesso prive di strutture IT complesse, adottare strumenti che garantiscano un controllo sicuro e centralizzato degli accessi è fondamentale. In questo contesto, il modulo di controllo accessi utenti di Arca Evolution rappresenta una soluzione concreta ed efficace.
Cos’è il controllo accessi in un ERP
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) come Arca Evolution integra numerose aree aziendali: contabilità, magazzino, fatturazione, gestione documentale, produzione e molto altro. In un ambiente così articolato, regolare l’accesso alle informazioni è cruciale per proteggere i dati sensibili e garantire che ogni collaboratore possa operare solo con ciò che gli compete.
Il controllo accessi consente di:
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Limitare l’accesso alle aree funzionali in base ai ruoli
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Impostare permessi specifici su tabelle, record e campi
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Gestire i diritti di stampa dei report
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Tracciare e monitorare l’attività degli utenti
Come funziona il modulo di controllo accessi in Arca Evolution
Il modulo integrato in Arca Evolution è pensato per adattarsi alle esigenze reali delle PMI, mantenendo però un livello di sicurezza elevato. Grazie all’integrazione nativa con Microsoft Active Directory, è possibile centralizzare la gestione delle identità aziendali, facilitando sia la configurazione iniziale che la manutenzione nel tempo.
La struttura dei permessi può essere gestita in due modalità:
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Per utente singolo, assegnando diritti personalizzati
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Per gruppo di utenti, semplificando la gestione in organizzazioni più complesse
Ogni livello di autorizzazione può essere definito nel dettaglio:
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A livello di ditta: accesso totale o parziale ai dati aziendali
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A livello di tabella: accesso in sola lettura o modifica ai dati strutturati
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A livello di record: visibilità condizionata a determinati valori
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A livello di campo: mascheramento o protezione di informazioni specifiche
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A livello di report: autorizzazione alla stampa o alla visualizzazione di documenti
Questa flessibilità consente alle imprese di modellare il sistema ERP sulla propria organizzazione interna, mantenendo una governance chiara e sicura delle informazioni.
Perché è importante per le PMI il controllo sugli acessi degli utenti
Molte piccole e medie imprese sottovalutano il rischio legato a un controllo accessi inefficace. Tuttavia, le violazioni dei dati e gli errori umani sono tra le principali cause di perdita di informazioni e interruzioni operative. Un sistema ERP ben configurato può prevenire questi rischi e migliorare l’efficienza operativa.
Con Arca Evolution, le PMI possono:
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Ridurre gli errori legati a modifiche non autorizzate
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Proteggere i dati riservati di clienti e fornitori
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Rispondere in modo più efficace agli obblighi normativi (es. GDPR)
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Delegare con fiducia attività a personale specifico senza compromettere la sicurezza
In un’epoca in cui la sicurezza informatica è al centro dell’attenzione anche per il legislatore europeo, adottare strumenti come il controllo accessi diventa parte integrante della strategia aziendale. Secondo un rapporto dell’ENISA (Agenzia dell’Unione Europea per la cybersecurity), la gestione degli accessi è una delle misure di base per la protezione delle infrastrutture digitali.
Conclusioni
Il modulo di controllo accessi utenti di Arca Evolution rappresenta una garanzia per tutte le PMI che vogliono crescere in sicurezza. Configurabile, potente e basato su una tecnologia standard come Active Directory, consente di mantenere il pieno controllo sul proprio ERP, proteggendo il cuore operativo dell’azienda.
Se vuoi saperne di più su come possiamo aiutarti a implementare una gestione sicura e personalizzata degli accessi in Arca Evolution, contattaci: siamo qui per supportarti in ogni fase della digitalizzazione della tua impresa.
da Insoft | Giu 22, 2025 | Aziende, News
Gestione PEPPOL: una nuova efficienza per ordini e DDT elettronici
Nel panorama in continua evoluzione della digitalizzazione aziendale, la gestione documentale elettronica non è più un’opzione, ma una necessità. In particolare, per le piccole e medie imprese (PMI), l’obbligo di conformarsi agli standard europei nella gestione degli ordini e dei documenti di trasporto (DDT) richiede strumenti agili e affidabili. Ecco perché il modulo PEPPOL integrato in Arca Evolution, il gestionale ERP di INSOFT OSRA, rappresenta una soluzione concreta, completa e conforme alla normativa.
Cos’è PEPPOL e perché è importante per le PMI
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) è un protocollo europeo che permette la comunicazione standardizzata tra aziende e pubbliche amministrazioni per la trasmissione di documenti elettronici. Introdotto con l’obiettivo di semplificare e digitalizzare gli scambi commerciali, PEPPOL è oggi un requisito essenziale per operare in vari settori, in particolare con la Pubblica Amministrazione e il Servizio Sanitario Nazionale.
Secondo la PEPPOL Authority Italiana, l’adozione di PEPPOL migliora l’efficienza e riduce i costi amministrativi, promuovendo un’economia digitale più integrata.
Le funzionalità chiave del modulo PEPPOL in Arca Evolution
Con il modulo PEPPOL di Arca Evolution, ogni fase del processo documentale viene digitalizzata e automatizzata, nel pieno rispetto delle normative europee.
Le funzionalità principali includono:
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Gestione ordini elettronici PEPPOL: ricezione, validazione e archiviazione automatica di ordini in formato elettronico XML.
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Emissione e invio DDT elettronici: generazione di documenti di trasporto conformi e immissione diretta nel circuito PEPPOL.
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Fatturazione elettronica per SSN: con compilazione dei campi obbligatori specifici per il Servizio Sanitario Nazionale.
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Assegnazione automatica codice NSO: fondamentale per lavorare con strutture pubbliche.
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Integrazione con terze parti: per la massima flessibilità nella gestione documentale.
Il sistema include anche la fornitura dell’ID PEPPOL per le aziende che ne sono sprovviste, facilitando l’accesso immediato al circuito elettronico.
Flessibilità nella gestione multi-ditta
Per le realtà che gestiscono più aziende o ragioni sociali, il modulo PEPPOL di Arca Evolution offre la possibilità di attivare Kit di documenti multipli. Questo consente di utilizzare lo stesso sistema per più entità, semplificando la gestione centralizzata e garantendo coerenza nei flussi di lavoro.
Conteggio dei documenti: chiarezza e trasparenza
La contabilizzazione dei documenti PEPPOL avviene in modo chiaro e trasparente. Vengono conteggiati:
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Ordini ricevuti: originali, pre-concordati, di riscontro, revoca, sostituzione.
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Ordini pre-concordati: anche se accompagnati da ordini di revoca o sostituzione.
Le risposte agli ordini (accettazione, rifiuto o modifica) non influiscono sul conteggio totale, semplificando l’amministrazione e la pianificazione dei costi.
Vantaggi per imprenditori e professionisti
Per imprenditori e professionisti, adottare il modulo PEPPOL di Arca Evolution significa:
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Eliminare i documenti cartacei e semplificare l’archiviazione.
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Ridurre gli errori manuali nella gestione ordini e DDT.
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Velocizzare le operazioni con enti pubblici e fornitori europei.
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Essere sempre conformi alle normative italiane ed europee.
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Aumentare la competitività, migliorando l’efficienza operativa.
Un investimento per il futuro digitale
In un contesto dove digitalizzazione e normativa vanno di pari passo, dotarsi di uno strumento ERP evoluto come Arca Evolution, con un modulo PEPPOL integrato, rappresenta una scelta strategica. Le piccole e medie imprese possono così affrontare le sfide del mercato con strumenti professionali, intuitivi e al passo con l’innovazione.
Se desideri maggiori informazioni sulla gestione documentale elettronica e sul modulo PEPPOL, contattaci: il team INSOFT è a tua disposizione per aiutarti a portare la tua azienda nel futuro digitale.
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