Software di archiviazione documentale: come scegliere quello giusto per la tua azienda

Perché scegliere un software di archiviazione documentale

Un software di archiviazione documentale permette di raccogliere, catalogare e consultare i documenti aziendali attraverso un sistema organizzato.

Ogni giorno le aziende producono e ricevono fatture, contratti, ordini, documenti di trasporto, comunicazioni con clienti e fornitori. Una mole di documenti che, con il passare del tempo, diventa sempre più difficile organizzare e recuperare, soprattutto quando sono distribuiti tra archivi cartacei, cartelle condivise e programmi differenti. In un contesto simile, i vantaggi di un programma di archiviazione documentale sono molteplici: tempi di ricerca inferiori, meno errori manuali, minor dipendenza dagli archivi cartacei e informazioni facilmente accessibili sono alcuni esempi.

Per rispondere a queste esigenze esistono due possibili soluzioni: da un lato ci sono i software documentali dedicati, progettati specificamente per organizzare e gestire la documentazione aziendale, spesso con funzionalità avanzate. Dall’altro i moduli documentali integrati nei gestionali ERP, che sono ideali quando l’esigenza principale è collegare i documenti ai processi aziendali gestiti dall’ERP.

In questo articolo approfondiremo entrambe le possibilità, vedremo quali caratteristiche deve avere un buon programma di archiviazione e ti daremo dei consigli utili per trovare la soluzione più adatta alla tua azienda.

Cosa fa un software di archiviazione documentale

Un software di archiviazione documentale è progettato per organizzare i documenti digitali e renderli facilmente accessibili e consultabili dalle persone autorizzate. A differenza di una semplice cartella condivisa, un programma dedicato consente di catalogare i file secondo criteri definiti e di recuperarli senza dover conoscere necessariamente la loro posizione nell’archivio.

I programmi di archiviazione documentale si distinguono per alcune funzionalità specifiche:

• Archiviazione e catalogazione: organizzano i documenti attraverso categorie e informazioni identificative, come la tipologia, la data, il cliente, il fornitore o il numero del documento
• Ricerca e consultazione: permettono di individuare i file attraverso criteri di ricerca, senza dover esaminare manualmente cartelle e sottocartelle
• Gestione degli accessi: consentono di definire quali utenti possono consultare o gestire determinate categorie di documenti
• Condivisione delle informazioni: semplificano l’accesso alla documentazione da parte degli uffici coinvolti nelle diverse attività aziendali
• Integrazione con altri software: consentono di collegare la documentazione ai processi amministrativi, commerciali o produttivi gestiti attraverso altre applicazioni.

Come scegliere il software di archiviazione documentale giusto per la tua azienda

La scelta di un software di archiviazione documentale dipende da come l’azienda produce, consulta e condivide i propri documenti. Prima di decidere, conviene valutare alcuni aspetti.

Quantità e tipologia dei documenti

Il primo riguarda il volume della documentazione e le modalità di utilizzo. Un’azienda che gestisce poche centinaia di documenti all’anno può adottare un software relativamente semplice. Le esigenze cambiano quando i documenti sono migliaia, appartengono a categorie differenti e devono essere consultati da più uffici.

È importante considerare anche i diversi formati dei file e la necessità di associare più documenti a uno stesso cliente, fornitore, ordine o progetto.

Ricerca e organizzazione dell’archivio

Un archivio digitale è realmente utile quando permette di trovare rapidamente le informazioni. Per questo è importante verificare quali siano i criteri di catalogazione e ricerca disponibili e se possano essere adattati alle modalità di lavoro dell’azienda. Ad esempio, un ufficio acquisti potrebbe avere bisogno di recuperare tutti i documenti relativi a un determinato fornitore, mentre l’amministrazione potrebbe cercare una fattura attraverso il numero o la data di emissione.

Una catalogazione efficace riduce il tempo dedicato alle ricerche e limita il rischio di documenti duplicati o difficili da individuare.

Sicurezza e controllo degli accessi

Contratti, documenti fiscali, informazioni commerciali e documentazione del personale possono contenere dati riservati. Un software di archiviazione deve prevedere strumenti adeguati per proteggere le informazioni e regolare l’accesso ai documenti. È opportuno verificare le modalità di autenticazione, la gestione dei permessi, le procedure di backup e le misure previste per il recupero dei dati in caso di problemi tecnici.

La soluzione scelta deve consentire all’azienda di gestire la documentazione nel rispetto degli obblighi previsti in materia di protezione dei dati.

Archiviazione digitale e conservazione a norma

Archiviazione e conservazione digitale non sono sinonimi. L’archiviazione digitale serve principalmente a organizzare, catalogare e recuperare i documenti durante le attività aziendali. La conservazione digitale a norma, invece, prevede procedure e requisiti specifici per preservare nel tempo le garanzie richieste dalla normativa. Autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti su tutti. Questa distinzione è particolarmente importante per la documentazione fiscale, come le fatture elettroniche, soggetta a precisi obblighi di conservazione.

Prima di scegliere un software è necessario verificare se offra soltanto funzionalità di archiviazione oppure se preveda anche servizi di conservazione digitale a norma.

Costo complessivo e assistenza di un programma di archiviazione documentale

Quanto costa un software di archiviazione documentale? Oltre alla licenza o al canone, bisogna considerare gli eventuali costi di configurazione, importazione dei documenti esistenti, integrazione con altri programmi, formazione del personale e assistenza. Una soluzione modulare può rappresentare un vantaggio per le aziende che prevedono una crescita delle attività: permette di partire dalle funzionalità necessarie e di valutare successivamente l’introduzione di nuovi strumenti, senza dover sostituire l’intero programma.

L’assistenza del fornitore assume particolare importanza nella fase iniziale, quando è necessario definire i criteri di catalogazione e organizzare il passaggio dagli archivi precedenti al software.

Quando è il momento di cambiare software di archiviazione documentale?

Non sempre le difficoltà nella gestione dei documenti sono riconosciute come un problema organizzativo. In molte aziende, cercare un file in più cartelle o chiedere a un collega di recuperare un contratto è diventata una normale attività quotidiana. Ci sono però alcuni segnali che indicano la necessità di valutare una soluzione più evoluta. Un software di archiviazione documentale è necessario se:

• La ricerca dei documenti richiede troppo tempo, perché le informazioni sono distribuite tra cartelle, email e archivi differenti
• Esistono più copie dello stesso documento, per cui non è sempre chiaro quale sia la versione corretta di un contratto, un’offerta o un documento tecnico
• Le informazioni dipendono dalle singole persone: alcuni file possono essere recuperati soltanto da chi conosce la struttura delle cartelle o da chi li ha archiviati
• I documenti non sono collegati alle attività aziendali: per ricostruire un ordine o una commessa è necessario consultare separatamente il gestionale e l’archivio
• L’archivio cartaceo continua a crescere: la gestione fisica dei documenti richiede spazio e rende più complesse le attività di consultazione
• L’aumento delle attività rende difficile mantenere l’ordine: nuovi clienti, fornitori, sedi e processi producono una quantità crescente di documenti.

In queste situazioni, adottare un nuovo programma di archiviazione documentale non significa soltanto trasferire i file in un archivio digitale, ma ripensare il modo in cui i documenti vengono organizzati e utilizzati all’interno dell’azienda.

Software documentale dedicato o modulo integrato nel gestionale?

Chiarite le esigenze, resta una scelta di fondo: meglio un software documentale dedicato o un modulo integrato nel gestionale? Non esiste una risposta valida per tutti. Dipende soprattutto dal tipo di documenti da gestire e da quanto sono legati ai processi aziendali.

Quando scegliere un software documentale dedicato

Il software documentale dedicato è uno strumento progettato esclusivamente per la gestione dei documenti. In genere offre funzionalità avanzate, come flussi di approvazione, ricerca nel contenuto dei file, gestione evoluta delle versioni o firma digitale. È la scelta più adatta quando:

• gran parte della documentazione non è legata a ordini, fatture o commesse: manuali, procedure di qualità, documentazione del personale, progetti
• l’azienda deve gestire documentazione tecnica, come disegni e relative revisioni, che richiede strumenti specifici
• servono flussi strutturati di revisione e approvazione, con più persone coinvolte
• l’azienda non utilizza un gestionale ERP, o preferisce tenere l’archivio documentale separato dal gestionale.

Questa opzione porta con sé diversi vantaggi e un limite: si tratta di un software in più da gestire. Se i documenti devono dialogare con il gestionale, serve un’integrazione specifica, con i relativi costi.

Quando scegliere un modulo integrato nel gestionale

In questo caso la gestione documentale fa parte dell’ERP. È la soluzione più adatta quando:

• la maggior parte dei documenti riguarda ordini, DDT, fatture, clienti e fornitori, cioè attività che l’azienda gestisce già nel gestionale
• chi lavora su un ordine o una fattura deve consultare subito i documenti collegati, senza dover aprire un altro programma
• l’azienda preferisce non aggiungere un secondo software da installare, mantenere e collegare al gestionale

Anche in questo caso, molti vantaggi e un limite: occorre verificare in fase di analisi cosa preveda il modulo.

Soluzioni a confronto: come orientarsi

Una domanda semplice aiuta a scegliere: i documenti che l’azienda cerca più spesso sono collegati a un ordine, una fattura, un cliente o una commessa? Se la risposta è sì, un modulo integrato nel gestionale è di solito la scelta più efficace. Se invece la documentazione è in gran parte slegata da quello che accade sul gestionale, un software dedicato può offrire strumenti più adatti.

Quando e perché scegliere Arca Evolution per l’archiviazione documentale

Arca Evolution rientra tra le soluzioni con un modulo documentale integrato nel gestionale.

Abbiamo già accennato nell’introduzione che è la scelta ideale quando la gestione dei documenti è collegata ai processi aziendali gestiti dall’ERP, come quelli amministrativi, commerciali e produttivi, e i reparti devono consultarli mentre lavorano. I vantaggi crescono per le PMI che gestiscono molti documenti associati a clienti, fornitori, ordini e commesse: invece di cercarli in un archivio separato o passare da un programma all’altro, li trovano facilmente in un unico posto. Attraverso il modulo di archiviazione documentale di Arca Evolution è possibile archiviare e catalogare fatture, DDT, contratti, stampe fiscali e documenti tecnici.

La modularità di Arca Evolution permette inoltre di configurare il software in base alle esigenze dell’impresa e di ampliarne le funzionalità nel tempo.

Per le aziende che devono gestire anche gli obblighi di conservazione digitale, esistono delle soluzioni specifiche integrabili con Arca Evolution. Una di queste è il Modulo Conservazione SMART.

Software di archiviazione documentale a Torino: le esigenze delle PMI del territorio

Torino ha una lunga tradizione industriale e manifatturiera. La meccanica e la componentistica hanno costruito nel tempo un tessuto di piccole e medie imprese abituate a lavorare in filiera, con clienti e fornitori legati da scambi continui di ordini e documenti. Negli anni, l’economia del territorio si è sempre più diversificata. Oggi convivono con l’automotive aziende dell’aerospazio e della meccatronica, imprese agroalimentari, distributori, operatori della logistica, società di servizi, studi di design e realtà del digitale.

In un mercato così articolato, la competitività passa anche dall’efficienza amministrativa. Più clienti, più fornitori e più settori significano più rapporti commerciali da seguire e più documenti da ritrovare in fretta. Questi sono alcuni esempi:

• un’officina meccanica che lavora per più committenti riceve una contestazione su una consegna e deve recuperare l’ordine, la conferma e il DDT relativi
• un distributore all’ingrosso deve verificare una fattura contestata da un cliente, confrontandola con l’ordine e il documento di trasporto
• una società di servizi deve fornire al commercialista i contratti e le fatture di un fornitore per una verifica di fine anno

In tutti questi casi, partire dall’ordine, dal cliente o dal fornitore nel gestionale permette di risalire subito ai documenti collegati.

Per le imprese che cercano un software di archiviazione documentale a Torino, spesso il punto di partenza è proprio questo: mettere ordine nei documenti che accompagnano il ciclo commerciale e amministrativo, qualunque sia il settore in cui operano.

Come scegliere il partner per l’archiviazione documentale

L’efficacia di un sistema di archiviazione documentale dipende anche da come viene configurato e integrato nelle attività aziendali. Per questo la scelta del partner che si occuperà dell’implementazione conta quanto quella del software. Un modo per individuare quello più adatto consiste nel valutare:

• Il rapporto con il produttore: un partner certificato conosce a fondo il software e ha accesso diretto a formazione, aggiornamenti e supporto tecnico della casa madre
• L’esperienza: chi conosce le esigenze del settore configura e personalizza il software più rapidamente, perché sa già dove intervenire
• Il metodo di implementazione: prima di configurare il software, un buon partner analizza il modo di lavorare e di condividere i documenti dell’azienda
• La formazione e l’assistenza post vendita: il personale deve diventare autonomo nell’uso del software e, allo stesso tempo, poter contare su un supporto tecnico continuativo.

Insoft Osra, il partner per l’archiviazione documentale con Arca Evolution

Insoft Osra, Premium Partner Wolters Kluwer, affianca le PMI nell’implementazione di Arca Evolution, con un servizio di consulenza che parte dall’analisi delle esigenze operative.

Con oltre 30 anni di esperienza e più di 1.000 clienti attivi, conosce a fondo Arca Evolution e i processi delle PMI. Questo know-how permette ai suoi consulenti di valutare le tipologie di file utilizzati, i criteri di catalogazione e i collegamenti con gli altri processi gestionali, e di personalizzare il software di conseguenza. L’obiettivo è individuare una configurazione che renda i documenti facilmente reperibili e che sia coerente con l’organizzazione del lavoro.

Il servizio comprende la formazione del personale. Anche dopo l’avvio, le aziende possono contare sull’assistenza tecnica gestita direttamente dal team interno, senza call center esterni.

Stai pensando di migliorare l’archiviazione dei documenti della tua azienda? Contattaci per valutare insieme ai nostri consulenti le tue esigenze e capire se un modulo integrato in Arca Evolution è la soluzione più adatta alla tua organizzazione.