Gestione PEPPOL: semplifica ordini e DDT

Gestione PEPPOL: una nuova efficienza per ordini e DDT elettronici

Nel panorama in continua evoluzione della digitalizzazione aziendale, la gestione documentale elettronica non è più un’opzione, ma una necessità. In particolare, per le piccole e medie imprese (PMI), l’obbligo di conformarsi agli standard europei nella gestione degli ordini e dei documenti di trasporto (DDT) richiede strumenti agili e affidabili. Ecco perché il modulo PEPPOL integrato in Arca Evolution, il gestionale ERP di INSOFT OSRA, rappresenta una soluzione concreta, completa e conforme alla normativa.

Cos'è PEPPOL e perché è importante per le PMI

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) è un protocollo europeo che permette la comunicazione standardizzata tra aziende e pubbliche amministrazioni per la trasmissione di documenti elettronici. Introdotto con l’obiettivo di semplificare e digitalizzare gli scambi commerciali, PEPPOL è oggi un requisito essenziale per operare in vari settori, in particolare con la Pubblica Amministrazione e il Servizio Sanitario Nazionale.

Secondo la PEPPOL Authority Italiana, l’adozione di PEPPOL migliora l’efficienza e riduce i costi amministrativi, promuovendo un’economia digitale più integrata.

Le funzionalità chiave del modulo PEPPOL in Arca Evolution

Con il modulo PEPPOL di Arca Evolution, ogni fase del processo documentale viene digitalizzata e automatizzata, nel pieno rispetto delle normative europee.

Le funzionalità principali includono:

• Gestione ordini elettronici PEPPOL: ricezione, validazione e archiviazione automatica di ordini in formato elettronico XML.

• Emissione e invio DDT elettronici: generazione di documenti di trasporto conformi e immissione diretta nel circuito PEPPOL.

• Fatturazione elettronica per SSN: con compilazione dei campi obbligatori specifici per il Servizio Sanitario Nazionale.

• Assegnazione automatica codice NSO: fondamentale per lavorare con strutture pubbliche.

• Integrazione con terze parti: per la massima flessibilità nella gestione documentale.

Il sistema include anche la fornitura dell’ID PEPPOL per le aziende che ne sono sprovviste, facilitando l’accesso immediato al circuito elettronico.

Flessibilità nella gestione multi-ditta

Per le realtà che gestiscono più aziende o ragioni sociali, il modulo PEPPOL di Arca Evolution offre la possibilità di attivare Kit di documenti multipli. Questo consente di utilizzare lo stesso sistema per più entità, semplificando la gestione centralizzata e garantendo coerenza nei flussi di lavoro.

Conteggio dei documenti: chiarezza e trasparenza

La contabilizzazione dei documenti PEPPOL avviene in modo chiaro e trasparente. Vengono conteggiati:

• Ordini ricevuti: originali, pre-concordati, di riscontro, revoca, sostituzione.

• Ordini pre-concordati: anche se accompagnati da ordini di revoca o sostituzione.

Le risposte agli ordini (accettazione, rifiuto o modifica) non influiscono sul conteggio totale, semplificando l’amministrazione e la pianificazione dei costi.

Vantaggi per imprenditori e professionisti

Per imprenditori e professionisti, adottare il modulo PEPPOL di Arca Evolution significa:

• Eliminare i documenti cartacei e semplificare l’archiviazione.

• Ridurre gli errori manuali nella gestione ordini e DDT.

• Velocizzare le operazioni con enti pubblici e fornitori europei.

• Essere sempre conformi alle normative italiane ed europee.

• Aumentare la competitività, migliorando l’efficienza operativa.

Un investimento per il futuro digitale

In un contesto dove digitalizzazione e normativa vanno di pari passo, dotarsi di uno strumento ERP evoluto come Arca Evolution, con un modulo PEPPOL integrato, rappresenta una scelta strategica. Le piccole e medie imprese possono così affrontare le sfide del mercato con strumenti professionali, intuitivi e al passo con l’innovazione.

Se desideri maggiori informazioni sulla gestione documentale elettronica e sul modulo PEPPOL, contattaci: il team INSOFT è a tua disposizione per aiutarti a portare la tua azienda nel futuro digitale.