Software di Archiviazione Documentale
Arca DMS, il software per l’archiviazione elettronica dei documenti
L’archiviazione elettronica dei documenti rappresenta una tappa fondamentale nel percorso di trasformazione digitale di ogni impresa. Superare la gestione cartacea significa non solo risparmiare tempo e spazio, ma anche garantire un accesso immediato, tracciabile e sicuro a tutte le informazioni aziendali.
Con Arca Evolution e il suo modulo Arca DMS (Document Management System), Insoft Osra offre una soluzione completa, perfettamente integrata nel gestionale ERP, che consente di archiviare, catalogare, ricercare e condividere documenti in modo semplice e intelligente.
Il cuore della digitalizzazione: l’archivio digitale integrato
Il modulo Arca DMS non è un archiviatore esterno, ma un sistema nativamente connesso all’intero ecosistema Arca Evolution. Ciò significa che tutti i documenti possono essere acquisiti direttamente dal gestionale, nei punti in cui vengono generati o utilizzati: dalle scritture contabili alle anagrafiche clienti e fornitori, dalla registrazione dei movimenti all’emissione dei documenti di vendita o acquisto.
Durante questo processo, il sistema crea automaticamente le chiavi di ricerca utili per una classificazione immediata e una reperibilità veloce. Ogni documento viene così archiviato in modo coerente, connesso al contesto in cui è stato prodotto, e immediatamente accessibile anche in un secondo momento.
Funzionalità principali di Arca DMS
- Acquisizione automatica dei documenti: puoi acquisire documenti in formato digitale direttamente dalle funzionalità del gestionale, tramite scanner o upload, in modo automatico e guidato.
- Archiviazione intelligente: I documenti vengono associati a clienti, fornitori, movimenti contabili e altre entità aziendali, con metadati e riferimenti automatici che rendono la ricerca estremamente rapida.
- Ricerca avanzata: attraverso le chiavi generate automaticamente o impostate manualmente, puoi ritrovare qualsiasi documento in pochi secondi, anche all’interno di archivi complessi.
- Accesso immediato da ogni punto del gestionale: dal profilo di un cliente o fornitore puoi visualizzare in tempo reale tutti i documenti collegati: fatture, solleciti, pagamenti, insoluti, contratti, note operative e altro ancora.
- Condivisione semplice e controllata: ogni documento può essere condiviso con i reparti o le figure interessate, garantendo tracciabilità e sicurezza, anche in ottica di smart working o sedi multiple.
I vantaggi concreti per la tua azienda
- Maggiore efficienza operativa: con l’archiviazione elettronica integrata, elimini il tempo perso nella ricerca di documenti cartacei o dispersi tra diverse cartelle digitali. Tutto è ordinato, contestualizzato e subito disponibile.
- Sicurezza e conformità normativa: Arca DMS consente una gestione documentale conforme alle normative vigenti in materia fiscale e amministrativa. I dati sono protetti, gli accessi profilati, e la conservazione a norma è garantita.
- Riduzione dei costi: Meno carta, meno stampa, meno spazio fisico necessario: l’archiviazione digitale porta benefici tangibili in termini di costi operativi e organizzativi.
- Maggiore controllo e tracciabilità: ogni documento archiviato è tracciato nel tempo e associato a eventi o soggetti specifici. Questo consente un controllo puntuale di ogni processo e agevola anche la gestione delle verifiche o delle revisioni.
Un archivio digitale che lavora con te
Attivare il modulo Arca DMS significa trasformare il modo in cui gestisci la documentazione aziendale. Non si tratta solo di digitalizzare: si tratta di organizzare, semplificare e valorizzare i dati, rendendo più fluido il lavoro quotidiano e più solida la struttura informativa della tua azienda.
